Privatlivspolitik for Klub N

Klub N – Fritidsklub og Ungeværk

Hos Klub N passer vi godt på de børn og unge, der kommer i vores hus – og på deres personlige oplysninger.

Vi ønsker at skabe et trygt, åbent og inkluderende fællesskab, hvor børn og unge kan udfolde sig, udvikle sig og føle sig hjemme. Det indebærer også, at vi behandler personoplysninger ansvarligt og fortroligt.

I denne privatlivspolitik kan du læse, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvordan vi beskytter dem, og hvilke rettigheder du og dit barn har.

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

Klub N er en selvejende fritidsklub og et ungeværk på Nørrebro i København.

Dataansvarlig:

Klub N
Skodsborggade 6

2200 København N

CVR 37777773

Klub N er dataansvarlig for de personoplysninger, vi selv behandler. I forbindelse med kommunale opgaver kan Københavns Kommune også være selvstændigt dataansvarlig for oplysninger, der behandles i kommunens systemer.

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Når et barn eller en ung er medlem af Klub N, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at sikre en god, tryg og velfungerende klubhverdag.

Det kan blandt andet være:

  • Medlemsoplysninger: Navn, fødselsdato, adresse, skole, klassetrin og eventuelt CPR-nummer, når det er nødvendigt.

  • Forældreoplysninger: Navne, telefonnumre, e-mailadresser og oplysninger om forældremyndighed.

  • Fremmøde og aktiviteter: Registrering af medlemskab, fremmøde, tilmeldinger til aktiviteter, ture og arrangementer.

  • Pædagogiske oplysninger: Relevante oplysninger om barnets trivsel, udvikling, relationer og særlige behov.

  • Helbredsoplysninger: Eksempelvis allergier, medicinske hensyn eller andre forhold, som er nødvendige for at sikre barnets tryghed og sikkerhed.

  • Kommunikation: Korrespondance med forældre, børn og unge, skoler og relevante samarbejdspartnere.

  • Billeder og video: Materiale fra klubbens aktiviteter og arrangementer, når der er et lovligt grundlag for at behandle det.

Vi indsamler kun oplysninger, der er relevante og nødvendige for vores arbejde.

3. Hvorfor behandler vi personoplysninger?

Vi behandler personoplysninger for at kunne:

  • Administrere medlemskaber og sikre den daglige drift.

  • Kommunikere med børn, unge og forældre.

  • Planlægge og gennemføre aktiviteter, ture og arrangementer.

  • Understøtte børn og unges trivsel, udvikling og deltagelse i fællesskabet.

  • Tilrettelægge en pædagogisk indsats, der tager hensyn til det enkelte barns behov.

  • Samarbejde med skoler, forældre og relevante myndigheder, når det er nødvendigt og lovligt.

  • Forebygge og håndtere konflikter, ulykker og andre hændelser.

  • Opfylde vores lovmæssige og administrative forpligtelser.

Behandlingen sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, herunder navnlig litra c og e, når behandlingen er nødvendig for at opfylde retlige forpligtelser eller udføre opgaver i samfundets interesse.

Hvor det er relevant, kan behandlingen ske på grundlag af en aftale eller et gyldigt samtykke.

Følsomme personoplysninger behandles kun, når der er et særskilt lovligt grundlag efter databeskyttelsesforordningens artikel 9 og eventuel relevant national lovgivning.

4. Pædagogisk dokumentation og samarbejde

Som fritidsklub og ungeværk har vi et ansvar for at understøtte børn og unges trivsel og udvikling.

I nogle tilfælde er det nødvendigt, at vores medarbejdere dokumenterer observationer, aftaler eller hændelser, der har betydning for den pædagogiske indsats.

Vi registrerer kun oplysninger, som er relevante for vores arbejde, og vi bestræber os på at beskrive forholdene sagligt og respektfuldt.

Oplysningerne behandles fortroligt og er kun tilgængelige for medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for dem.

Vi samarbejder blandt andet med forældre, skoler, Københavns Kommune og relevante fagpersoner.

Når vi deler personoplysninger med andre, sker det kun, hvis der er et lovligt grundlag for det.

5. Videregivelse af oplysninger

Klub Ns medarbejdere har tavshedspligt om fortrolige oplysninger vedrørende børn, unge og deres familier.

Vi videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende.

I forbindelse med vores pædagogiske arbejde kan det være nødvendigt at dele relevante oplysninger med:

  • Forældre og personer med forældremyndighed.

  • Københavns Kommune og relevante myndigheder.

  • Skoler og andre fagpersoner, når der er lovligt grundlag for samarbejdet.

  • Relevante samarbejdspartnere i forbindelse med konkrete aktiviteter.

  • Politiet eller andre myndigheder, hvis lovgivningen kræver eller tillader det.

Hvis vi bliver bekymrede for et barns trivsel eller sikkerhed, kan vi have pligt til at underrette de sociale myndigheder. En sådan underretning kan ske uden samtykke, når lovgivningen kræver det.

Vi deler aldrig flere oplysninger end nødvendigt.

6. IT-systemer og datasikkerhed

Klub N anvender digitale systemer til blandt andet medlemsadministration, fremmøderegistrering, kommunikation, aktivitetsplanlægning og pædagogisk dokumentation.

Vi sørger for, at personoplysninger behandles forsvarligt og beskyttes mod uautoriseret adgang, tab og misbrug.

Det gør vi blandt andet ved at:

  • Begrænse adgangen til personoplysninger til relevante medarbejdere.

  • Anvende personlige brugeradgange og passende sikkerhedsforanstaltninger.

  • Indgå databehandleraftaler med leverandører, når det er påkrævet.

  • Sikre, at medarbejderne behandler personoplysninger fortroligt.

  • Slette oplysninger, når der ikke længere er et lovligt behov for at opbevare dem.

Vi anvender kun digitale løsninger til behandling af personoplysninger, når der er et lovligt grundlag og passende sikkerhed.

7. Billeder og video fra Klub N

Vi ønsker at vise livet i Klub N og fortælle om de mange fællesskaber, aktiviteter og oplevelser, der finder sted i huset.

Derfor tager vi indimellem billeder og video fra vores aktiviteter og arrangementer.

Materialet kan eksempelvis blive brugt på:

  • Klub Ns hjemmeside.

  • Klub Ns sociale medier, herunder Instagram.

  • Informationsmateriale om klubbens aktiviteter.

  • Kommunikation til forældre og medlemmer.

Vi er særligt opmærksomme på, at vi arbejder med børn og unge.

Når offentliggørelse kræver samtykke, indhenter vi dette fra den eller de personer, der lovligt kan give det. Samtykket kan trækkes tilbage.

Vi udviser særlig omtanke ved offentliggørelse af billeder og video og respekterer ønsker om ikke at blive fotograferet eller filmet.

Billeder og videoer må aldrig anvendes på en måde, der kan virke krænkende eller udstillende.

8. Videoovervågning

Klub N ønsker at skabe et trygt miljø for børn, unge, medarbejdere og besøgende.

Hvis Klub N anvender videoovervågning, sker det med det formål at forebygge kriminalitet, beskytte personer og værdier og dokumentere konkrete hændelser.

Videoovervågning anvendes ikke til almindelig kontrol af børn og unges deltagelse i aktiviteter eller til løbende overvågning af medarbejdernes arbejdsindsats.

Hvor overvåger vi?

Videoovervågning kan kun finde sted i de områder, hvor det er lovligt, nødvendigt og sagligt begrundet. Overvågede områder skal være tydeligt skiltet.

Hvem har adgang til optagelserne?

Kun særligt autoriserede personer må få adgang til optagelserne, og kun når der er et sagligt behov.

Optagelser kan videregives til politiet eller andre relevante myndigheder, når der er lovligt grundlag for det.

Hvor længe opbevarer vi optagelserne?

Optagelser opbevares kun så længe, det er nødvendigt og lovligt. Optagelser med kriminalitetsforebyggende formål slettes som udgangspunkt senest efter 30 dage, medmindre der er lovligt grundlag for længere opbevaring.

Dine rettigheder

Du kan kontakte Klub N, hvis du ønsker indsigt i optagelser, hvor du selv optræder, eller hvis du har spørgsmål til overvågningen.

Retten til indsigt kan være begrænset af hensynet til andre personer og gældende lovgivning.

9. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det.

Det betyder blandt andet, at:

  • Medlemsoplysninger opbevares, så længe barnet eller den unge er medlem, og derefter kun så længe der er et sagligt eller lovmæssigt behov.

  • Pædagogiske oplysninger gennemgås og slettes, når de ikke længere er nødvendige, medmindre særlige regler kræver fortsat opbevaring.

  • Økonomiske oplysninger opbevares i overensstemmelse med bogføringslovgivningen.

  • Billeder og video slettes, når der ikke længere er grundlag for at opbevare dem.

  • Videoovervågning slettes efter de gældende regler.

Vi arbejder løbende med at sikre, at vi ikke opbevarer oplysninger længere end nødvendigt.

10. Dine rettigheder

Som registreret har du en række rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen.

Du har som udgangspunkt ret til:

  • Indsigt: At få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.

  • Berigtigelse: At få rettet urigtige oplysninger.

  • Sletning: At anmode om sletning af oplysninger, når betingelserne er opfyldt.

  • Begrænsning: At anmode om, at behandlingen af dine oplysninger begrænses.

  • Indsigelse: At gøre indsigelse mod visse former for behandling.

  • Tilbagetrækning af samtykke: At trække et samtykke tilbage, hvis behandlingen bygger på samtykke.

Rettighederne er ikke absolutte. I nogle tilfælde er vi forpligtet til at opbevare eller behandle oplysninger, selvom du ønsker dem slettet.

Forældre kan som udgangspunkt hjælpe deres børn med at udøve deres rettigheder. Vi tager samtidig hensyn til barnets alder, modenhed og selvstændige rettigheder.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Klub Ns ledelse.

Vi besvarer som udgangspunkt din henvendelse senest inden for én måned.

11. Brud på persondatasikkerheden

Hvis der sker et brud på sikkerheden omkring personoplysninger, undersøger vi hændelsen og iværksætter de nødvendige tiltag.

Hvis lovgivningen kræver det, anmelder vi bruddet til Datatilsynet og orienterer de berørte personer.

12. Klage

Hvis du er utilfreds med den måde, Klub N behandler dine eller dit barns personoplysninger på, er du altid velkommen til at kontakte os.

Vi vil gerne have mulighed for at undersøge sagen og finde en løsning.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
www.datatilsynet.dk
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: 33 19 32 00

13. Opdatering af privatlivspolitikken

Vi opdaterer løbende denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger eller i den gældende lovgivning.

Den nyeste version vil altid være tilgængelig på Klub Ns hjemmeside.

Senest opdateret: Oktober 2026